Любой профессионал, организующий мероприятия, понимает важность процесса планирования. Это не всегда легко, особенно если вы хотите добиться высоких результатов и получить незабываемые впечатления для посетителей.
Давайте будем честными: планирование мероприятия может быть болезненным, и уровень боли резко возрастает, если у вас нет опыта управления мероприятиями. К счастью, у вас есть возможность выбрать между планированием мероприятия собственными силами или наймом ивент агентства.
Вам может не понравиться идея нанять стороннее агентство, чтобы помочь с вашим мероприятием. Стороннее агентство никогда не узнает вашу компанию лучше, чем вы и ваша команда. Как люди из другой компании могут успешно организовать ваше мероприятие, если они ничего не знают о вашем бренде?
Не беспокойтесь — простой инструктаж во время ознакомительной встречи может решить эту проблему.
Кроме того, агентства по организации мероприятий, корпоративов и проведению презентаций имеют объективное представление о вашей компании и, следовательно, могут лучше использовать ваши сильные стороны и минимизировать ваши слабые. Кроме того, агентство является идеальным спарринг-партнером для обмена и развития новых идей.
Наем агентства по организации мероприятий, которое сделает за вас тяжелую работу, может оказаться лучшим решением, которое вы когда-либо могли принять. Однако найти кого-то, кому вы доверяете планирование вашего мероприятия, может быть непросто.
Выбирайте ивент-агентство, которое творчески подходит к своему контенту.
Хороший способ оценить уровень знаний ивент-агентства — проанализировать, как оно продвигает себя в Интернете. Очевидно, агентство могло бы просто использовать Google AdWords или баннеры, но достаточно ли этого?
Сильные бренды используют маркетинг, чтобы повысить ценность своих потенциальных клиентов, то есть они не просто пытаются «продвигать» свои услуги, а вместо этого фактически делятся своим опытом в Интернете. Проверьте сайты различных агентств и каналы социальных сетей на предмет оригинального содержания. Используют ли они свои ресурсы для создания интересных сообщений в блогах или видео? Пытаются ли они быть полезными и приносить реальную пользу?
Если вы найдете ивент-агентство, которое вкладывает время и смысл в свою стратегию контент-маркетинга, скорее всего, вы нашли действительно профессиональную команду, которая знает, как не отставать от меняющихся требований рынка.
Проанализируйте свое первое взаимодействие с представителями агентства.
Иногда первые красные флажки могут появиться сразу же. Представители агентства могут быть не очень отзывчивыми, вести себя недружелюбно, не понимать ваших потребностей.
Если это произойдет, не сразу списывайте агентство — сначала спросите себя, предоставили ли вы всю необходимую информацию о своем мероприятии и достаточно ли четко представляли свои потребности. Если вы чувствуете, что были, то продолжайте поиск другого агентства по организации мероприятий. Вы же не хотите работать непрофессиональной организацией.
Обратите внимание на то, как работает агентство.
Прежде чем подписывать контракт с ивент-агентством, убедитесь, что вы понимаете процесс работы агентства. Каков его протокол планирования?
Ответы на эти вопросы дадут вам четкое представление о том, совместимо ли агентство по организации мероприятий с вашей компанией и разделяете ли вы те же рабочие ценности.
Обратите внимание, как команда реагирует на ваши обращения.
Очевидно, не стоит ожидать ответов на свои электронные письма через пять минут после их отправки. Однако вы сможете оценить ивент-агентство в зависимости от того, насколько быстро реагируют его сотрудники.
Планирование мероприятия непредсказуемо, поэтому никогда не знаешь, когда придется что-то менять. Хорошее ивент-агентство всегда будет следить за изменениями в ходе мероприятия и быстро реагировать.
Начните с небольшого и менее дорогостоящего проекта.
Не всегда легко понять, действительно ли ивент агентство хорошее или нет. Если у вас есть сомнения, попробуйте привлечь их услуги для более мелкого проекта.
Например, если вы ожидаете большую конференцию в следующем году, в этом году вы можете попробовать нанять агентство для менее требовательного и безопасного проекта, такого как планирование завтрака для руководителей или небольшого корпоративного собрания или тимбилдинга. Это позволит вам увидеть, как работает команда агентства и ее способность добиваться высоких результатов.
Читайте отзывы.
Выбор эффективного агентства для вашего мероприятия может занять некоторое время, поэтому обязательно обозначте свои потребности заранее и начните поиск агентства задолго до того, как вам нужно будет планировать свое мероприятие. Не торопитесь и тщательно изучите как можно больше отзывов об агентстве, которому вы планируете доверить свое мероприятие.